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Checkliste E-Rechnungspflicht
veröffentlicht von usegroup am 15.09.2024Themen: E-Rechnung Allgemein, Rechnungsausgang, Rechnungseingang
Branche: Branchenunabhängig
Dokumentenart: FAQs
Zusätzlich zu den durch andere an anderer Stelle erwähnte, eher allgemeinen Tipps empfehlen wir
Beispielsweise mit dem XML-Rechnungsteil von Corpus kann Rechnungseingang simuliert werden, und es wird klar, ob bereits alle drei Formate (ZUGFeRD/Factur-X, UBL und CII) verarbeitet werden können
Als Anwender
Für Personen noch ohne E-Rechnung
C2:GoBD-Verpflichtungen prüfen
Da Sie zum Empfang und damit auch zur Verarbeitung von E-Rechnungen verpflichtet sind unterliegen praktisch alle ab 2025 den GoBD. Dazu zählt neben einer Verfahrens- und Prozessdokumentation auch die Verpflichtung zur revisionssicheren digitalen Archivierung. Möglicherweise bietet sich an bei einem DMS-Dienstleister ein entsprechendes Abo abzuschließen.
C3:Von unstrukturierten Rechnungserstellungstools verabschieden
Mit in Office- oder Designprogrammen oder auf Papier geschriebenen Dokumenten ist die E-Rechnungspflicht nicht erfüllbar, ab 2027/2028 brauchen Sie dedizierte Fakturasoftware wie Fakturama.
C4:Prozesse prüfen, wie Duplikate vermieden werden können
Grundsätzlich gibt es bei digitalen Rechnungen mehr Duplikate als wenn ein physisches Original vorliegt
C5:Softwareupdate Buchhaltungsprogramm erfragen
Wird rechtzeitig vor 2025 ein Update der Fibusoftware veröffentlich um UBL, CII und Factur-X/ZUGFeRD lesen zu können? Ansonsten prüfen ob übergangsweise oder zusätzlich beispielsweise ein Viewer wie Quba eingeführt werden müsste.
Wird auch das notwendige Update der Faktura ab 2027/2028 kostenlos oder wird auf eine andere Software umgestiegen? Gibt es einen Migrationspfad wie ein Ex- und ein Import?
C6:Von der PDF-Ansicht von ZUGFeRD verabschieden
In der Prozessdokumentation vermerken, dass und ab wann nur noch die maschinenlesbaren Daten geprüft und gezahlt werden.
C7:Verwendung von Extensions klären
Beispielsweise für Sammel- und Baurechnungen ist die Verwendung von Extensions wie dem Extended-Profil von Factur-X sinnvoll. Grundsätzlich müssen die Empfänger zugestimmt haben auch wenn das konkludent erfolgen kann.
Bereits mit strukturierten Rechnungen
C8:Urlaubssperre prüfen
Urlaubssperre Januar könnte sinnvoll sein beispielsweise im Support, Rechnungsaus- und/oder Rechnungseingang
C9:Stammdatenaktualisierung
E-Mail-Adressen von Kunden und Lieferanten sammeln und/oder prüfen, gegebenenfalls IBANs erfragen und/oder aktualisieren. Bei Produkten prüfen, welche Einheitencodes verwendet werden sollen und Gründe für Steuerbefreiungen bei Produkten (BT-95, BT-151) klären. Klären, welcher Kunde welches Format erhalten möchte, beziehungsweise ob er inländischer Geschäftskunde ist. Gegegbenenfalls ist ein Attribut anzulegen oder zu warten fragen ob es sich beim Kontakt um eine Privatperson oder eine innerdeutsche Firma handelt.
C10:Dauerschuldverhältnisse warten
prüfen, ob eine elektronische Initialrechnung für alle Dauerschuldverhältnisse vorliegt
C11:Eingangsformat normieren
Auch wenn UBL, CII und Factur-X angenommen werden müsssen, kann es Sinn machen alle Eingangsformate (nach der revisionssicheren Archivierung des original) intern auf ein einheitliches Format umzuwandeln. Das kein ein inhouse-Format oder beispielsweise auch UBL (siehe auch Mustang) oder CII (siehe auch EEISI/EIGOR) sein.
Als Softwarehersteller
Ohne strukturierte Rechnungen
C12:PDF/A validieren
Bei Verwendung von PDF Umstellung auf PDF/A prüfen, dort zumindest ein stichprobenartiges Validieren, beispielsweise mit VeraPDF, um sicherzustellen, dass man später auch Factur-X/ZUGFeRD erstellen könnte
C13:Rechenwege prüfen
Prüfen, ob eigene Berechnungen den Beispielen in EN16931 folgen. Werden für PDF- und XML-Erstellung unterschiedliche Rechenwege benutzt, bei jeder Rechnung sicherstellen, dass die Zahlen übereinstimmen.
C14:Floating-Point ggf. hinterfragen
Um Rundungsfehler zu vermeiden kann bei Verwendung von Floating Point prüfen, ob eine Umstellung beispielsweise auf Arbitrary Precision Sinn macht
C15:Ausgangsformat normieren
Wählen Sie CII als Standard-Ausgangsformat können Sie XRechnungen und ZUGFeRD/Factur-X sehr einfach und ohne Konvertierung abbilden, wählen Sie UBL ist dasselbe mit XRechnungen und PEPPOL möglich.
Mit strukturierten Rechnungen
C16:Versionen aktualisieren
ZUGFeRD 1 bewarnen, Sicherstellen, dass ZUGFeRD 2 und XRechnung 3 unterstützt werden
C17:Übermittlung hinterfragen
für die Übermittlung können beispielsweise Kunden- und/oder Lieferantenportale und/oder EDI wie Peppol Sinn machen
C18:Ausgangsrechnungen validieren
zumindest stichprobenartig sollten, vor allem im Entwicklungsprozess, die Rechnungen syntaktisch durch Validierer und zumindest vereinzelt semantisch mit Viewern kontrolliert werden. Validierer wie Kosit (XRechnung) KoSIT-Validierer-Distribution, KoSIT-Validierer-Konfig, Valitool, Phive oder Mustang prüfen aus gutem Grund nicht nur gegen Schema sondern auch gegen die öffentlich verfügbaren offiziellen Schematronregeln. Es ist davon auszugehen, dass auch Eingangsseitig, beispielsweise per Lieferantenportal oder beim Email-Eingang, zukünftig wesentlich mehr Validierer zum Einsatz kommen um syntaktisch der arithmetrisch falsche Rechnungen früher abzuweisen.