SPECTRUM RMS

Die SPECTRUM COMPUTER-SYSTEMHAUS GMBH ist ein bundesweit tätiges, mittelständisches IT-Systemhaus mit 34 Mitarbeitern, welches auf die Betreuung von IT-Systemen bei Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern und deren Mandanten spezialisiert ist.

SPECTRUM hat sich in den letzten Jahren auf das „Application-Service-Providing" (ASP) für seine Kunden spezialisiert und bietet hier heute umfassende „Private-Cloud-Computing"-Angebote. SPECTRUM wurde 1988 gegründet und zählt heute zu den führenden RZ-Dienstleistungsanbietern in diesem Marktsegment. Es werden ca. 500 Kundensysteme bundesweit betreut - wobei der Schwerpunkt der Aktivitäten in NRW liegt. SPECTRUM hostet & supportet in einem eigenen Hochsicherheits-Rec...

SPECTRUM - RMS

Rechnungs-Management-System

SPECTRUM-RMS - Rechnungs-Management-System - ist ein Programm zur Unterstützung des Belegverarbeitungs-Prozesses beim Mandanten - d.h. bei mittelständischen Unternehmen. Gleichzeitig fördert RMS den arbeitsteiligen Finanzbuchhaltungs-Prozess zwischen Steuerberater und Mandant.

• Die neuen GoBD der Finanzbehörden (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreiben vor, dass Geschäftsvorfälle mit Belegcharakter wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen „unveränderbar erfasst“ werden müssen. Das wesentlich Neue in den GoBD ist, dass von den Finanzämtern jetzt zeitliche Vorgaben gemacht werden und danach sind nur Grund(buch)aufzeichnungen innerhalb von 8 Tagen unbedenklich - d.h. ein Betriebsprüfer könnte ggfs. eine komplette Buchhaltung verwerfen, wenn solche Grund(buch)aufzeichnungen nicht kontinuierlich fristgerecht erfolgen. Hierbei hilft SPECTRUM-RMS, denn man scannt einfach alle Belege und das System sorgt dafür, dass eine nachvollziehbare, indizierte, eindeutige Belegarchivierung erfolgt - RMS macht aber noch viel mehr: 

• Alle Eingangsrechnungen von Lieferanten z.B., die man ja irgendwie einmal bezahlen muss (und das geschieht heute oft noch durch das Abtippen von Rechnungsdaten in ein eBanking-Programm), steckt man bei RMS einfach in einen Scanner und eine intelligente, selbstlernende OCR-Software (Texterkennungs-Software) füllt am Bildschirm zur Vorbereitung eines späteren Zahlungsvorgangs einen Überweisungsträger aus. Beim ersten Mal ist die Erkennungsquote vielleicht noch nicht ganz optimal, dann „lernt“ das RMS-Programm aber, und kommt von einem Lieferanten die dritte, vierte Eingangsrechnung, erkennt das Programm schon fast alle wesentlichen Positionen.


• Oder man lässt sich eine elektronische Rechnung direkt an eine integrierte Email-Adresse schicken und erspart sich damit den Scanvorgang. Noch einfacher wird es, wenn es sich hierbei um eine ZUGFeRD-Rechnung handelt, denn das RMS-Programm kann bereits die hieran angehängte XML-Datei verarbeiten, so dass die OCR-Erkennung entfällt und eine 100%-ige Erfassungsquote erreicht wird.

• Aus diesen Daten erstellt SPECTRUM-RMS dann eine Zahlungs-Vorschlagsliste und unter Ausnutzung von hinterlegten Skonto-Vereinbarungen und dem immer aktuellen Cash-Flow (denn alle Bankdaten stehen durch ein integriertes eBanking immer aktuell zur Verfügung) kann man dann sofort die Zahlungen auslösen.

• RMS „verknüpft“ nun die gescannte Rechnung direkt mit der Zahlung und überträgt diese „just in time“ direkt an den Steuerberater, der hieraus dann - nach entsprechender fachlicher Prüfung - eine Buchungserfassung in seinem Rechnungswesen-Programm erstellt (z.B. DATEV). Auch bei Rückfragen hat der Steuerberater per Klick sofort jederzeit die Rechnung auf seinem Bildschirm.

• Beim Rechnungsausgang, d.h. auf der Debitorenseite ist es noch einfacher: man „druckt“ seine Ausgangsrechnungen (gleichgültig mit welchem Programm die Rechnungen erstellt werden) einfach als PDF und liest diese PDF als digitalen Datensatz in RMS ein. Hier braucht also nicht erst gescannt zu werden (obwohl das auf Wunsch natürlich auch geht).


• Seit 2016 beinhaltet das RMS-Programm aber auch eine kostenlose Faktura mit kompletter ZUGFeRD-eRechnungs-Verarbeitung, so dass der Anwender nicht nur selber ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten sondern auch an seine Kunden verschicken kann.

• Das in RMS enthaltene eBanking-Programm beinhaltet eine automatische Kontoauszugserkennung mit dem RMS autom. Zahlungseingänge mit den Rechnungen verknüpft und man hat so tagesaktuelle OP- Listen. 

• SPECTRUM-RMS enthält auch ein Mahnmodul, über das man säumige Zahler tagesaktuell ohne großen Aufwand sofort mahnen kann. 


• Es lassen sich bei Sammelüberweisungen sofort Zahlungs-Avise erstellen, die man einfach per Mail dem Zahlungsempfänger zusendet.


• Per Knopfdruck hat man so einen Überblick seines Cash-Flows - endlich lassen sich so auch mittelständische Betriebe betriebswirtschaftlich zeitnah managen. 


• Skonto oder sonstige Abzüge vermerkt man direkt selbst in der OP-Liste. Es sind keine OP-Abstimmungsgespräche zwischen Steuerberater und Mandant mehr nötig - es gilt nur noch die OP- Liste des Mandanten.


• Natürlich enthält das RMS auch ein Kassenprogramm um den Bargeldverkehr - natürlich mit direkter Belegverknüpfung - ordnungsgemäß zu erfassen.


• Selbstverständlich ist SPECTRUM-RMS „SEPA-ready“. Da in RMS ein eBanking-Modul enthalten ist, entfallen auf Kundenseite auch die sonst üblichen Kosten für sonstige Bankprogramme. 


• Rechnungen nach dem neuen deutschen ZUGFeRD-Rechnungsformat werden automatisch verarbeitet.


• Scannen, bezahlen, archivieren - nach dieser einfachen Formel funktioniert SPECTRUM-RMS. Alle erfassten Belege (Lieferantenrechnungen, Ausgangsrechnungen, Barbelege) und Bankdaten stehen dem Kunden in einem Archiv zum Suchen und Analysieren zur Verfügung. 


• Falls gewünscht, lässt sich die Software modular um eine Kostenrechnungsfunktion erweitern. 


• Eine Volltextsuche und ein Dokumentenarchiv über das man seine Ein- und Ausgangsrechnungen effizient verwalten kann, sind weitere Optionen. 


• SPECTRUM-RMS ist Mehrplatz-fähig. Man hat z.B. im Betrieb den vollen Zugriff auf alle Belege obwohl die Ehefrau an einem Home-PC den Zahlungsverkehr macht.


• Über Benutzerprofile können Zugriffsrechte individuell eingestellt werden. 


• Dokumente wie Versicherungs- und Leasingverträge usw. lassen sich mit RMS auch schnell zum Steuerberater übertragen. Einen klassischen Pendelordner zur Übergabe von monatl. Unterlagen an den Steuerberater brauchen Sie nicht mehr. 


• Beliebt vor allem für Handelsvertreter oder Leute im Außendienst: die iPhone-App bzw. die Android-Smartphone-App. Hiermit lassen sich von unterwegs jederzeit Belege fotografieren (= scannen) und an SPECTRUM-RMS übertragen. 


• RMS arbeitet nach der ReSiScan-Richtlinie (rechtssicheres Scannen) und die Belege können aus steuerlicher Sicht nach den neuen GoBD-Richtlinien nach dem Einscannen vernichtet werden.

SPECTRUM-RMS hilft jedem mittelstän­dischen Unternehmen sein Belegwesen gemäß den GoBD-Richtlinien zeitnah zu erfassen und den Zahlungsverkehr zu erleichtern und das Offene-Posten- und Mahnwesen zu verbessern und den täglichen Cash-Flow übersichtlich zu gestalten und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater zu verbessern.

• Beschreibung_Faktura.pdf (50kb)
• SPECTRUM_RMS..pdf (1043kb)