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Rolf Wessel
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SEEBURGER E-Invoicing Software-Applikationen und Cloud-Services

Seeburger AG

Kurzprofil
Mit einem ganzheitlichen Ansatz aus Beratung, Konzeption und Umsetzung erreichen unsere Kunden sehr schnell eine vollständige Automatisierung der Geschäftsprozesse und Integration der Geschäftspartner. Mit der SEEBURGER »Business Integration Suite« bieten wir unseren Kunden eine zentrale Plattform und Datendrehscheibe für den sicheren und zuverlässigen Datentransfer und die automatische Integration aller Geschäftsprozesse mit externen Geschäftspartnern und internen Anwendungen an.
Produktbeschreibung

Elektronische Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung ist eine Form des elektronischen Zahlungsverkehrs zwischen Handelspartnern, z.B. einem Kunden und einem Lieferanten

E-Invoicing kann verschiedene Technologien beinhalten, mit denen eine Rechnung einem Kunden elektronisch zur Zahlung vorgelegt wird.

Eine E-Rechnung kann als strukturierte Rechnungsdaten definiert werden, die als EDI-Nachricht (Electronic Data Interchange) ausgegeben werden. Eine E-Rechnung baut in der Regel auf früheren Prozessschritten wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferankündigen auf.

Bei geringeren Integrationsanforderungen steht nur die Bearbeitung der Rechnung im Vordergrund.

Handelspartner, die ihre Rechnungsprozesse elektronisch automatisiert abwickeln, können zwischen 60 und 80 Prozent der Kosten einsparen – im Vergleich zu einem papierbasierten Prozess. Erreicht wird dies durch verkürzte Durchlaufzeiten bei gleichzeitig erhöhter Qualität und Transparenz. E-Invoicing verbessert auch die Geschäftsbeziehung zu Ihren Lieferanten und Kunden: keine verlorenen Rechnungen, bessere Nutzung von Rabatten und optimiertes Cash-Management.

 

Lebenszyklus von Rechnungen

Clearance als Compliance-Komponente dominiert in Ländern mit Korruption und niedriger Steuermoral

Es gibt zwei Arten von E-Invoicing-Vorschriften, allgemein bekannt als Clearance und Post-Audit.

Für Clearance-Regelungen verlangen die regulierenden Länder, dass Rechnungen an Unternehmen in ihrem Land über eine zwischengeschaltete Regulierungsbehörde beglichen werden müssen. Diese Echtzeit-Kontrollen beinhalten in der Regel digitale Signaturen. Es wird erwartet, dass die Clearance („Freigabe“) weltweit wächst und mittel- bis langfristig die Prüfung im Nachgang („Post Audit“) vollständig ersetzen wird.

Die Rechnungsstellung macht es einfach, den Steuerbehörden Mehrwertsteuer-/GST-Daten in Echtzeit zu melden. Es wird erwartet, dass die Clearance in der Welt wächst und mittel- bis langfristig die Nachprüfung vollständig ersetzen wird.

Post-Audit bedeutet, dass die Vorschriften des Landes einen Mindestzeitraum festlegen, in dem elektronische Versionen der Rechnungen für eine mögliche Prüfung aufbewahrt werden müssen.

 

Pionierländer wie Mexiko fördern seit 2011 E-Invoicing als Voraussetzung einer Freigabe. Der Staat verpflichtet die Verwendung eines einzigen XML-Formats. Jede Transaktion findet in Echtzeit für jeden B2B-Prozess statt.

In den meisten Ländern der Europäischen Union wird nach wie vor Post Audit eingesetzt, was bedeutet, dass ein Audit zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden kann.

Lage in der Europäischen Union

Der rechtliche Rahmen für die gesamte Europäische Union wird durch die Richtlinie 2010/45/EG geregelt, wobei die Verwendung in den einzelnen Ländern unterschiedlich ist

  • Der Rechtsrahmen wird durch die Richtlinie 2010/45/EG geregelt, wobei der Schwerpunkt auf der Notwendigkeit liegt, die Herkunft und Echtheit elektronischer Dokumente zu gewährleisten
  • Jeder Mitgliedstaat hat seine eigenen Rechtsvorschriften entwickelt, um diese Richtlinie in seinen eigenen Rechtsrahmen umzusetzen
  • Das Format für den elektronischen Dokumentenaustausch ist bisher immer XML , da es weit verbreitet und kostengünstig ist
  • E-Invoicing in Europa wurde eingeführt, um E-Commerce zwischen Unternehmen zu vereinfachen. Die obligatorische Verwendung im B2B-Bereich wurde bisher in keinem Mitgliedstaat eingeführt
  • Die überwiegende Mehrheit der europäischen Staaten führt mit ihren Lieferanten eine obligatorische elektronische Rechnungsstellung ein, um ihre E-Government-Systeme zu modernisieren und die Inkassozeiten zu verkürzen
  • Gewöhnliche Anforderungen erfordern E-Zertifikate, die von autorisierten Stellen ausgestellt werden, um die entsprechenden elektronischen Dokumentensignaturverfahren zu validieren
  • Italien ist das jüngste Beispiel eines EU-Mitglieds, das von Post Audit auf Clearance umgestellt hat.

 

Rolf Wessel
Produktmanager

 

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