enaio®

Informationen im Unternehmen schnell und sicher finden, transparent verwalten, gezielt verteilen und revisionssicher archivieren: OPTIMAL SYSTEMS entwickelt und vertreibt seit über zwei Jahrzehnten Softwarelösungen für Enterprise Content Management (ECM) und unterstützt damit Unternehmen dabei, bessere Entscheidungen zu treffen, Prozesse effektiver zu planen und diese in kürzerer Zeit umzusetzen.

Die Basis unserer Softwarelösungen: unser ECM-System enaio®. Die modular aufgebaute ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS gewährleistet dabei einen uneingeschränkten Zugriff auf die inhomogene Datenwelt im Unternehmen. Die individuellen, ausbaufähigen ECM-Technologien unterstützen Ihr Unternehmen gezielt in einzelnen Abteilungen als a...

Digitale Rechnungen erreichen Ihre Empfänger in der Regel als PDF-Anhang in E-Mails. Je nach interner Struktur gelangen die Rechnungen in die Postfächer der Sachbearbeiter oder schon in ein zentrales Postfach. Für die weitere Verarbeitung der ZUGFeRD-Rechnungen mit enaio® wird ein zentrales Sammelpostfach benötigt. Ob die E-Mails mit den Rechnungen direkt in das Sammelpostfach gelangen, oder vom Sachbearbeiter an das Postfach weitergeleitet werden, spielt keine Rolle. Der Vorteil ist, dass hier keine Umstellung der internen Struktur und Arbeitsweise vorgenommen werden muss. Das Sammelpostfach wird durch unseren Dienst enaio® application-ZUGFeRD völlig automatisiert auf neue E-Mail-Eingänge überwacht. Eine manuelle Überwachung des Postfaches durch einen Sachbearbeiter ist nicht erforderlich, da enaio® die E-Mails ohne weiteres Zutun eiterverarbeiten kann. Sobald eine neue E-Mail im Postfach eintrifft, prüft unser Dienst, ob die Rechnung bereits über den ZUGFeRD-Standard verfügt. Sollte die Rechnung schon im ZUGFeRD-Standard versendet worden sein, werden die notwendigen Rechnungsdaten automatisch aus der eingebetteten XML-Datei ausgelesen und zur weiteren Bearbeitung (zum Beispiel dem enaio®-Rechnungseingangsworkflow) übergeben. enaio®-Rechnungseingangsworkflow kann anhand von vordefinierten Kriterien so konfiguriert werden, dass auch schon der weitere Verlauf definiert ist. So gelangen die Rechnungen der bekannten Lieferanten sofort zu den richtigen Empfängern im Fachamt. Gleichzeitig hat der Finanzbereich unmittelbaren Zugriff auf das automatisch generierte Rechnungseingangsbuch. Über dieses kann z. B. der Kämmerer jederzeit auf die Rechnung und die dazugehörigen Daten sowie den aktuellen Bearbeitungsstatus zugreifen. Ebenso kann enaio® automatisch rechtzeitig vor Erreichen der Skonto- Frist warnen. Bei digitalen Rechnungen ohne ZUGFeRD-Standard schafft unser enaio® classify Abhilfe. Das intelligente Dokumentenanalysesystem enaio® classify extrahiert schnell die wesentlichen Kopfdaten wie Kreditor, Rechnungsdatum und -nummer sowie Rechnungsendbeträge von Eingangsrechnungen. Abgleichsdaten aus einem ERP-System und integrierten Plausibilitätsprüfungen sichern die Auslesequalität und das Dokument wird mit validierten Daten verschlagwortet. Die durch enaio® classify erfassten Rechnungsdaten sind nahezu mit im ZUGFeRD-Standard gelieferten Daten identisch. Der weitere Bearbeitungsweg ist völlig frei konfigurierbar. Wir empfehlen den Einsatz des enaio®- Rechnungseingangsworkflows. Wenn doch einmal eine Rechnung auf Papier eintrifft, ist dies für enaio® kein Problem. Mit Hilfe der Erfassungssoftware enaio® capture ist eine schnelle und qualitative Digitalisierung garantiert. 

• infoblatt_enaio_application_zugferd.pdf (126kb)