Comfort PartnerHS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
Überseering 29
22297 Hamburg
Deutschland
Tel: (040) 63297-333
info@hamburger-software.de
https://www.hamburger-software.de
HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
Anbieter
HS - Hamburger Software (HS) ist ein 1979 gegründeter deutscher Hersteller von ERP-Software für die Bereiche Auftragsbearbeitung/Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Personalmanagement. Mehr als 26000 Kunden in Deutschland und Österreich – vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen – nutzen die Lösungen des inhabergeführten Softwareanbieters. Support durch eine hauseigene Hotline rundet das Angebot ab.
Mit der Warenwirtschaftssoftware von HS lassen sich auf Knopfdruck elektronische Rechnungen im Standardformat ZUGFeRD erstellen und im optional erhältlichen HS Dokumentenmanagementsystem GoBD-konform aufbewahren. Darüber hinaus erweitert der Hersteller seine Finanzbuchhaltungssoftware derzeit um eine Lösung, mit der sich Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format automatisch einlesen und die eingebundenen Rechnungsinformationen direkt weiterverarbeiten lassen.
Kurzbeschreibung
ZUGFeRD Belege bereits im Anwendungsstandard mit den HS Programmen zur Auftragsbearbeitung versenden und bei Bedarf GoBD-konform im HS Dokumentenmanagement aufbewahren.Produktbeschreibung
Standardkonforme Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen
Die HS Programme zur Auftragsbearbeitung ermöglichen den Benutzern, Ausgangrechnungen, Rechnungskorrekturen und Wertgutschriften im ZUGFeRD-Format (Comfort-Profil) zu erstellen. Dabei fasst sie die Rechnungsdaten, als strukturierte XML-Datei, gemeinsam mit dem Belegbild in einer PDF/A-3-Datei zusammen. Das verwendete XML-Format bietet den Vorteil, dass Finanzbuchhaltungsprogramme die ZUGFeRD-Rechnungen auch ohne OCR-Erkennung halbautomatisch vorkontieren können. Dies beschleunigt die innerbetrieblichen Abläufe und hilft, Fehler zu vermeiden. Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD liegt in der Kostenersparnis: Laut Bundeswirtschaftsministerium senken Unternehmen ihre Ausgaben durch die Digitalisierung allein beim Rechnungsausgang um rund 10 Euro je Rechnung.
Rechnungsversand per E-Mail
Zur Kostenersparnis trägt bei, dass die Druck- und Portokosten entfallen. Die mit den HS Programmen zur Auftragsbearbeitung erstellten Rechnungen lassen sich in Form einer angehängten PDF/A-3-Datei per E-Mail direkt versenden. Weitere Dateien, wie zum Beispiel Leistungsbeschreibungen und allgemeine Geschäftsbedingungen, können ebenfalls in die Rechnungsdatei eingebettet werden. Der Empfänger erhält somit eine E-Mail mit nur einem Anhang. Bei Bedarf kann er die einzelnen Dateien extrahieren und separat ablegen.
GoBD-konforme Aufbewahrung
Bei der Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gilt der umsatzsteuerrechtliche Grundsatz, dass Belege stets im Originalformat zu archivieren sind. Versender und Empfänger sind deshalb verpflichtet, elektronische Rechnungen nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", kurz: GoBD, digital aufzubewahren. Hierbei muss die Unversehrtheit des Inhalts für die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Benutzer der HS Auftragsbearbeitung können diese Vorgaben mithilfe des HS Dokumentenmanagement umsetzen. Das System ermöglicht eine GoBD-konforme Aufbewahrung, indem es sämtliche ZUGFeRD-Belege und die ergänzenden Rechnungsbestandteile, die für einen Vorsteuerabzug relevant sind, beim E-Mail-Versand automatisch und unveränderbar als PDF/A-3-Datei archiviert.