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ERA digitalisiert und automatisiert zentrale Belegprozesse / Internationale Spedition setzt auf obwyse Enterprise

Das international tätige Logistikunternehmen ERA aus Kornwestheim hat sich mit der Einführung von obwyse Enterprise für eine Ablösung von papiergebundenen Rechnungs- und Verwaltungsprozessen entschieden. Obgleich bereits im Jahr 2019 gestartet, bekam das Projekt im Rahmen der Covid-Pandemie und der damit verbundenen Notwendigkeit von digitalen Abläufen, um beispielsweise das Arbeiten im Homeoffice zu erleichtern, eine noch stärkere Dynamik. Inzwischen steht die vierte Projektphase kurz vor ihrem Abschluss; weitere Folgeprojekte sind in Planung.

Für das mittelständische Traditionsunternehmen mit 150 Mitarbeitern und Sitz in der europäischen Metropolregion Stuttgart bestand mit der Abkündigung des bisher eingesetzten Archiv-Systems ein akuter Anlass zur Neuauswahl. „Bei uns steht die logistische Kernkompetenz und die Zufriedenheit unserer Kunden ganz klar im Mittelpunkt. Die Unterstützung dieser Kernprozesse durch ein leistungsfähiges digitales Belegwesen ist dabei heute unerlässlich. Daher war es wichtig für uns, einen verlässlichen Dienstleister für die digitalen Belegprozesse zu finden. Überzeugt hat uns einerseits, dass obwyse eine Lösung ist, die unseren hohen Ansprüchen an die sichere Verwaltung unserer Geschäftsbelege entspricht, da sie in Deutschland entwickelt und betrieben wird - andererseits hat uns die hohe Anpassungsfähigkeit des Produktes überzeugt, die eine problemlose Integration unserer operativen Geschäftsanwendungen ermöglicht“, wie Rolf Kuchenbeiser, Geschäftsführer der ERA Internationale Spedition GmbH, erklärt. „Insbesondere angesichts der immer noch anhaltenden Pandemiesituation wird ein barrierefreies, papierloses und ortsunabhängiges Arbeiten immer relevanter. Da obwyse eine reine Cloud-Plattform ist, haben unsere Mitarbeiter nun von überall und mit jedem mobilen Endgerät flexiblen Zugang zu unseren Geschäftsbelegen.“

In einer ersten Projektphase wurde obwyse Enterprise als unternehmensweiter Archivspeicher für Sendungs- und Abrechnungsbelege eingeführt und damit gleichzeitig eine Grundlage für die spätere Etablierung von Workflow-Funktionen geschaffen.

Daran anschließend folgte die Einrichtung des elektronischen Workflows für die Bearbeitung und Freigabe von Frachtrechnungen mit tiefer Integration des bei ERA etablierten Transport-Management-Systems (TMS).

Alle elektronisch und über den Postweg eingehenden Rechnungen der eingesetzten Fuhrunternehmer werden im ersten Schritt in obwyse erfasst und rechtssicher konsolidiert. Anschließend werden die ausgelesenen Rechnungsdaten inkl. Belegzugriff automatisch zur Weiterverarbeitung und Kundenabrechnung an das TMS übergeben. 

Im dritten Projektschritt wurde obwyse im Hause ERA um den elektronischen Rechnungsversand mit kundenspezifischer Beilagensteuerung erweitert. Im TMS erzeugte Ausgangsrechnungen werden an die Plattform übergeben und kundenspezifisch um abrechnungsrelevante Beilagen aus dem Archiv ergänzt (z.B. Lieferscheine, Rechnungsspezifikationen für Sammelrechnungen etc.) und über den gewünschten Ausgangskanal versendet. 

Aktuell steht die Einführung eines Kostenrechnungsworkflows mit Anbindung der FiBu-Lösung Diamant/4 sowie obwyse Data Capture für die Extraktion der Rechnungsdaten kurz vor dem Abschluss: Rechnungen werden beim Import in obwyse automatisch ausgelesen; weitere Bearbeitungsschritte wie Vorkontierung, Rechnungsprüfung und -freigabe können direkt über den integrierten Workflow vorgenommen, Dateien unkompliziert exportiert und in das Finanzbuchhaltungssystem übernommen werden.

obwyse Data Capture ist ein eigenständiger Web-Service für intelligente Dokumentenverarbeitung, der für die Anforderungen von digitalen Beleg- und Rechnungsprozessen von heute konzipiert wurde. Data Capture bringt umfassende Funktionen für Sprachverarbeitung, maschinelles Lernen, fortschrittliche Erkennung und Extraktion als Teil der obwyse Plattform zusammen, auf der jede Art von Dokument, von einfachen Formularen bis zu komplexen, frei gestalteten Dokumenten, und jedes Volumen gehandhabt werden kann. Data Capture ist optionaler Bestandteil von obwyse Enterprise.

Und auch über den 4. Schritt hinaus plant man bei ERA mit obwyse für die Zukunft: Weitere Projekte wie etwa die Einführung eines elektronischen Vertragsmanagements oder die digitale Verwaltung von Personalakten sind bereits in der Skizzierung.

Weitere Informationen zu obwyse finden Sie unter www.obwyse.com und zur ERA unter https://www.era.de/.

PDF Xpansion SDK 16 veröffentlicht: Neue Funktionen für E-Rechnung, digitale Signatur, PDF/A & Viewer

soft Xpansion hat in dieser Woche das PDF Xpansion SDK 16 veröffentlicht, die aktuelle Version der Entwicklerbibliotheken zur Implementierung von klassischen PDF- und PDF/A-Funktionen (Erstellung, Bearbeitung, Anzeige, Umwandlung zwischen Formaten, Export, Import) sowie von modernen Features für E-Rechnungen (Erstellen, Lesen, Validieren, Visualisieren) in Softwareanwendungen.

Die Veröffentlichung erfolgt damit zeitnah nach den diesjährigen ZUGFeRD-Entwicklertagen am 19./20. Mai in Bielefeld, an denen auch soft Xpansion teilgenommen hat. Das PDF Xpansion SDK 16 unterstützt neben allen älteren Spezifikationen auch die aktuellsten ZUGFeRD-/Factur-X- und XRechnung-Formate. Zudem ist jetzt im Bereich E-Rechnungen zusätzlich der Export von XRechnungen in UN/CEFACT-Syntax als UBL-Syntax möglich. Unabhängig vom Einsatz elektronischer Rechnungen gibt es im SDK weitere Neuerungen zu vermelden: PDFs lassen sich nun mit Lösungen von Drittanbietern oder eigenen Krypto-Providern digital unterschreiben. Last but not least gibt es Optimierungen beim PDF-Viewer und bei der PDF/A-Konvertierung.

Detaillierte Informationen sowie eine Test-Lizenz mit zusätzlichen Dokumenten (ausführlicher Leitfaden und Technische Referenz) sind über die PDF Xpansion SDK 16-Produktseite verfügbar.

ZUGFeRD Community feiert 10 Jahre ZUGFeRD - Verleihung der Best-In-Practice-Awards an drei ZUGFeRD Anwender

Nach zweijähriger Corona-Pause fanden vom 19.-20. Mai zum ersten Mal seit 2019 in Bielefeld wieder die Entwicklertage der ZUGFeRD Community statt. In Vorträgen und verschiedenen Workshop Panels tauschten sich die knapp 100 Teilnehmenden bei bestem Wetter zu Hindernissen und Probleme bei der Integration von ZUGFeRD/Factur-X aus und diskutierten neue Lösungen und Ideen zum elektronischen Rechnungsaustausch. Ein Novum auf der Entwicklerkonferenz war der in diesem Jahr neu eingeführte Best-In-Practice-Award der ZUGFeRD Community, der in drei Kategorien verliehen wurde.

Mit knapp 100 Teilnehmenden und hochkarätigen Referenten aus den Bereichen Entwicklung, Wirtschaft und Verwaltung waren die 8. Entwicklertage der ZUGFeRD Community in Bielefeld, die nach zweijähriger, pandemiebedingter Pause vom 19. bis 20. Mai 2022 als reines Präsenz-Event stattfanden, vollständig ausgebucht und somit ein voller Erfolg.

Stefan Engel-Flechsig, Leiter der ZUGFeRD Community, dazu: “Wir freuen uns sehr, dass die einzigartige Atmosphäre und das Konzept der Entwicklertage auch nach zwei Jahren Pause bei Entwicklern und Entscheidern weiterhin so großen Anklang finden. Es ist ein tolles Feedback, festzustellen, dass das Interesse und das Engagement für die E-Rechnung und digitale Geschäftsprozesse zehn Jahre nach Etablierung des ZUGFeRD-Standards nicht nur ungebrochen sind, sondern weiterhin wachsen.“ Dieser Trend spiegelt sich auch in der Entwicklung der ZUGFeRD Community wider, die inzwischen über 3.000 Mitglieder zählt.

Auf die vergangenen zehn ZUGFeRD-Jahre zurückblickend, stand auf den Entwicklertagen der bisherige Praxiseinsatz der verschiedenen E-Rechnungsformate im Fokus. Das Interesse der Teilnehmenden galt jedoch insbesondere der Zukunftsperspektive des Formats. So wurde für ZUGFeRD eine gewisse Neupositionierung – weg vom einst angestrebten Status als alleiniges E-Rechnungsformat, hin zur Dachmarke für die verschiedenen X-Formate, Factur-X, Order-X und Delivery-X, erarbeitet. Neben der aktuellen Version ZUGFeRD 2.2 wurde auch der digitale Lieferschein als neuer Impuls in der Logistik vorgestellt. Raum für tiefgreifende Diskussionen, Einblicke von Experten und intensiven Austausch boten neben vielen Fachvorträgen auch drei praxisorientierte Workshop-Panels. Zudem lieferten die zahlreichen präsentierten Best-Practice Beispiele Konzepte und Anreize zur Implementierung von E-Rechnungen.

Eine Besonderheit der diesjährigen Entwicklertage stellte die Verleihung des neu eingeführten Best-In-Practice-Awards der ZUGFeRD Community für besondere Leistungen im Bereich der ZUGFeRD Integration dar. Vergeben wurde die Auszeichnung in drei Kategorien: Für die Integration von ZUGFeRD/Factur-X im kreditorischen Gutschriftverfahren nahm Laura Nascimento, Projektleiterin der Beschaffungsstelle der Stadt Reutlingen, den Preis in der Kategorie „Öffentliche Verwaltung“ entgegen. In der Sparte „Wirtschaft“ ging der Award an Mike Hoffmann, bei der Adolf Würth GmbH im Bereich Systemintegration zuständig für die Analyse, Anforderungsbeschreibung und Begleitung bei der Implementierung von Systemintegrationsprozessen, für die Integration von ZUGFeRD/Factur-X im debitorischen Invoicing. Ausgezeichnet in der dritten Kategorie, „Dienstleister“, wurde Rolf Wessel, Produktmanager der SEEBURGER AG im Geschäftsbereich SAP & Web-Applikationen, für die Integration von ZUGFeRD/Factur-X im E-Invoicing-Portfolio On Premise & Cloud.

8. Entwicklertage der ZUGFeRD Community am 19. & 20. Mai in Bielefeld

Der Frühling naht und damit auch die 8. Entwicklertage der ZUGFeRD Community am 19. und 20. Mai 2022 in Bielefeld. Nach zwei Jahren Pause sind sie endlich zurück und bieten wieder die ideale Plattform zum Austausch zu allen Neuigkeiten rund um ZUGFeRD, Factur-X und der XRechnung.

Zum zehnjärigen Jubiläum von ZUGFeRD schauen wir uns an, wie weit die elektronische Rechnung bisher gekommen ist. Wie ist der Stand in der Wirtschaft und der öffentlichen Verwaltung und wie wird es weitergehen? Seien Sie dabei wenn es auch darum geht neue Impulse für die weitere Entwicklung der e-Rechnung in Deutschland und Europa zu setzen.

Führende Experten und erfahrende Entwickler aus dem Bereich der e-Rechnung sind auch diesmal mit dabei, um in der speziellen Atmosphäre der Entwicklertage, über die neuesten Geschehnissen rund um elektronische Rechnungen und digitale Geschäftsprozesse zu berichten und sich mit Ihnen auszutauschen.

Mehr Informationen zum Programm finden Sie unter www.zugferd-entwicklertage.de. Hier finden Sie auch das Anmeldeformular.

SEEBURGER E-Invoicing Reihe Frühjahr 2022

E-Invoicing, der Einstieg in die digitale Transformation – So einfach geht’s!

Die E-Rechnung (engl. E-Invoicing) ist in Deutschland im B2G-Umfeld Pflicht geworden. Neben EDIFACT haben sich jetzt ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X und Peppol etabliert. Deutschland plant in der neuen Legislaturperiode die Einführung eines verpflichtenden E-Invoicing und in ganz Europa werden aktuell die Weichen gestellt, wie weit die  Standardisierung beim E-Invoicing und/oder Steuerreporting gehen soll.

Unternehmen sind gefordert, sich mit der Einführung der E-Rechnung in ihren Unternehmen frühzeitig auseinanderzusetzen. Integration in die ERP-Systeme ist dabei eine Schlüsselkompetenz. Die E-Rechnung wird für viele Unternehmen und Organisationen zum Startpunkt bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Hierfür bieten wir in unserer exklusiven E-Invoicing-Reihe „E-Invoicing, der Einstieg in die digitale Transformation – So einfach geht’s!“ im Frühjahr 2022 viele hilfreiche Impulse und Beispiele.

Unter dem Motto „E-Invoicing und die digitale Transformation“ gestalten wir die Frühjahrsreihe 2022 unserer erfolgreichen halbjährlichen E-Invoicing-Webcasts mit aktuellen Beiträgen von Fachexperten aus Wirtschaft, Verbänden, Verwaltung, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. Diese vermitteln ihr Fachwissen und ihre Erfahrungen, wie Sie die E-Invoicing-Lösungen für die digitale Transformation optimal einsetzen und auf aktuelle Anforderungen anpassen können und was zu berücksichtigen ist. Sie erhalten auch reichlich Gelegenheit, sich während der Webcasts direkt mit den Experten zu Ihren konkreten Fragen auszutauschen.

Verpassen Sie nicht unsere 14. E-Invoicing-Reihe, diesmal mit Schwerpunkt „E-Invoicing, der Einstieg in die digitale Transformation“ und melden Sie sich an! Ab 11. März bis 20. Mai 2022, neunmal freitags von 10:00 bis 11:00 Uhr. Die Teilnahme ist wie immer kostenfrei.

Link zur Anmeldung: https://www.seeburger.com/de/events/2022-e-invoicing-reihe-fruehjahr/

Blog: https://blog.seeburger.com/de/14-seeburger-e-invoicing-reihe-fruehjahr-2022/

Kontakt und Fragen:

OXSEED bringt ZUGFeRD auf alle Kontinente der Erde - O-RAN Alliance führt obwyse Enterprise ein

Die global tätige Mobilfunk-Vereinigung O-RAN ALLIANCE mit Sitz in Bonn hat sich für obwyse als operative Plattform für die digitale Dokumentenverwaltung sowie den elektronischen Rechnungsaustausch entschieden. Das O-RAN Netzwerk ist seit seiner Gründung im Jahre 2018 rasant gewachsen und verbindet heute weltweit mehr als 300 Mitglieder. Die Ablösung der zum großen Anteil manuellen Verwaltungsprozesse aus der Start-Up-Phase war daher dringend geboten. Gründe für die Cloud-Lösung der OXSEED logistics GmbH sind vor allem das multi-linguale Konzept, die flexible Anpassbarkeit sowie die Einhaltung deutscher Sicherheitsstandards aus IT und Rechnungswesen. In einem ersten Projektschritt wurde bereits das Verfahren für die elektronische Rechnungstellung (ZUGFeRD Billing) erfolgreich etabliert.

In weiteren Schritten ist neben der Einführung der elektronischen Archivierung der Eingangsbelege, der funktionale Ausbau der Lösung zur Mitglieder- und Finanzverwaltung mit Schnittstelle zu DATEV vorgesehen.

Die O-RAN ALLIANCE wurde 2018 von einem internationalen Konsortium aus Netzbetreibern gegründet und fungiert als Treiber der Standardisierungsinitiative Open-RAN. Open-RAN (Open Radio Access Network) ist ein technisches Konzept, das die Interoperabilität in den Radio Access Networks der Mobilfunknetze verbessern soll. Durch die Definition von Standards für offene Schnittstellen und durch die von der Hardware abstrahierten Netzwerkelemente entstehen von proprietärer Technik unabhängige Funkzugangsnetze. Mitglieder der Alliance sind beispielsweise die Mobilfunkgesellschaften Vodafone, AT&T, Orange, China Telecom, Telefónica, Deutsche Telekom, BT, Bell, SK Telecom, Verizon, U.S. Cellular und viele mehr. Verwaltungssitz des eingetragenen Vereins ist Bonn, die Mitglieder agieren von allen Kontinenten der Erde. Durch diese globale Verteilung wurden die manuell angelegten Belegprozesse auf Basis konventioneller Office-Software schnell zum organisatorischen Hemmschuh.

obwyse Enterprise ist die obwyse Version, die für Unternehmen und Organisationen entwickelt wurde, deren Anforderungen über die reine Dokumentenverwaltung bzw. Belegarchivierung hinausgehen. Die Plattform umfasst leistungsfähige und skalierbare Services für beliebige Workflowszenarien im Bereich der kaufmännischen Verwaltungsprozesse sowie entsprechende Schnittstellen zu angrenzenden Systemen.

"Letztendlich haben mehrere Gründe zur Auswahl von obwyse Enterprise geführt; neben der internationalen Einsatzfähigkeit vor allem die Möglichkeit in Zukunft viele Prozesse der Mitglieder- und Finanzverwaltung mit Hilfe des Systems zu automatisieren" sagt Stefan Engel-Flechsig, Rechtsberater der O-RAN ALLIANCE. "Ganz entscheidend war jedoch, dass es sich bei obwyse um eine Cloud-Lösung handelt, die in Deutschland entwickelt und betrieben wird. Da wir die Rechtsform eines in Deutschland eingetragenen Vereins haben, ist deutsches Recht in allen Bereichen für uns maßgeblich. Auf dem Weg zu 400 Mitgliedern war die Einführung einer integrierten Plattform auch unabdingbar geworden. Mit obwyse haben wir eine international einsetzbare Lösung gefunden, die unseren Ansprüchen gerecht wird"

"Mit der Umsetzung von ZUGFeRD Billing als ersten Schritt der Einführung von obwyse Enterprise hat die O-RAN Vereinigung einen perfekten Pilot-Prozess gewählt, die Plattform weiter in Richtung der Mitgliederorganisation auszurollen. Dieses Beispiel kann Schule machen für andere Kooperationen, Vereine und Verbände insbesondere, wenn sie international tätig sind." ergänzt Marcus Hartmann, Geschäftsführer der OXSEED logistics GmbH.

Weitere Informationen zu obwyse finden Sie unter www.obwyse.com und zur O-RAN Alliance unter www.o-ran.org.

SEEBURGER smart-eInvoice®-Outbound automatisiertes E-Invoicing aus SAP

Nicht nur öffentliche Behörden, auch immer mehr Unternehmen im In- und Ausland schreiben ihren Auftragnehmern E-Invoicing vor. In Deutschland können öffentliche Auftraggeber des Bundes und des Landes Bremen ab dem 27.11.2020 die Annahme von analogen Rechnungen (Papier oder reines PDF) unter Umständen verweigern. Viele Staaten stellen ganz konkrete, zum Teil steuerrechtlich begründete Anforderungen an Gestaltung und Übermittlungsart elektronischer Rechnungen. Die ansässigen Unternehmen bzw. ausländische Unternehmen, die mit ihnen Geschäfte machen wollen, haben keine Wahl – sie müssen den Anforderungen ihrer Kunden genügen. Der vollständige Umstieg auf elektronischen Rechnungsversand erleichtert die Einhaltung nationaler wie internationaler B2B- und B2G-Vorschriften sowie der jeweils geltenden Anforderungen an Formate, Prozesse und Standards. Mit SEEBURGER smart-eInvoice^®-Outbound in SAP vereinfachen Sie den elektronischen Rechnungsversand und erfüllen diese Anforderungen.

Mit unserer SEEBURGER smart-eInvoice^®-Outbound-Lösung läuft der Rechnungsversand voll automatisiert innerhalb von SAP. Sie wissen jederzeit, welche Rechnung wann an welchen Kunden gegangen ist und haben stets vollständige Transparenz über Ihren Rechnungsausgang. Ein integrierter automatischer Compliance-Check der Ausgangsformate stellt bereits vor dem Versenden sicher, dass Ihre Rechnungen den definierten Anforderungen entsprechen. Ihre Rechnungen werden ohne Verzögerung verschickt und der Zahlungseingang entsprechend beschleunigt. Diese Produktivitätssteigerung birgt bis zu 80 % Einsparpotenzial, da manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert werden. Für Sie bedeutet dies maximale Flexibilität, Datensicherheit und Anwenderfreundlichkeit.

Die SEEBURGER smart-eInvoice®-Outbound-Lösung unterstützt die gängigsten Formate:

• ZUGFeRD/Factur-X (alle Rechnungsprofile, auch ZUGFeRD Version 2.1.1 Profil XRECHNUNG E-Mail).
• XRechnung via E-Mail
• XRechnung via Peppol

Die SEEBURGER smart-eInvoice®-Outbound-Lösung unterstützt nicht nur den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland sondern ist breit einsetzbar für folgende Bereiche:

• B2G (XRechnung und ZUGFeRD)
• B2B (ZUGFeRD)
• B2C (ZUGFeRD)

sowie flexibel in den Übertragungswegen, d. h. Rechnungsübertragung via:

• E-Mail (einfach und höchste Erreichbarkeit Ihrer Kunden)
• Peppol (komfortabel in Bezug auf Sicherheitsaspekte)
• „made in Germany“
• Setzt die gesetzlich geforderten Businessregeln für XRechnung und ZUGFeRD um
• Ist an die verschiedenen Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen anpassbar

Die SEEBUGER smart-eInvoice®-Outbound-Lösung unterstützt den Rechnungsaustausch mit Geschäftspartnern weltweit:

• Erfüllt die steuerrechtlichen Anforderungen
• Ist für die Anbindung an nationale und internationale Plattformen einsetzbar
• Kann mit dem SEEBURGER-zertifizierten Peppol Access Point genutzt werden

Weitere Beiträge zum Theme E-Invoicing finden Sie im SEEBURGER Blog unter:

https://blog.seeburger.com/de/e-invoicing/

Fragen und Feedback an:

SEEBURGER E-Invoicing Reihe Herbst 2021

E-Invoicing, der Einstieg in die digitale Transformation – So einfach geht’s!

Die E-Rechnung (engl. E-Invoicing) ist in Deutschland im B2G-Umfeld Pflicht geworden. Neben EDIFACT haben sich jetzt ZUGFeRD, XRechnung und Peppol etabliert. Unternehmen sind gefordert, sich mit der Einführung der E-Rechnung in ihren Unternehmen auseinanderzusetzen. Integration in die ERP-Systeme ist dabei eine Schlüsselkompetenz. Die E-Rechnung wird für viele Unternehmen und Organisationen zum Startpunkt bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Hierfür bieten wir in unserer exklusiven E-Invoicing-Reihe „E-Invoicing, der Einstieg in die digitale Transformation – So einfach geht’s!“ im Herbst 2021 viele hilfreiche Impulse und Beispiele.

Unter dem Motto „E-Invoicing und die digitale Transformation“ gestalten wir die Herbstreihe 2021 unserer erfolgreichen halbjährlichen E-Invoicing-Webcasts mit aktuellen Beiträgen von Fachexperten aus Wirtschaft, Verbänden, Verwaltung, Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. Diese vermitteln ihr Fachwissen und ihre Erfahrungen, wie Sie die E-Invoicing-Lösungen für die digitale Transformation optimal einsetzen und auf aktuelle Anforderungen anpassen können und was zu berücksichtigen ist. Sie erhalten auch reichlich Gelegenheit, sich während der Webcasts direkt mit den Experten zu Ihren konkreten Fragen auszutauschen.

Verpassen Sie nicht unsere 13. E-Invoicing-Reihe, diesmal mit Schwerpunkt „E-Invoicing, der Einstieg in die digitale Transformation“ und melden Sie sich an! Ab 17. September bis 03. Dezember 2021, zehnmal freitags von 10:00 bis 11:00 Uhr. Die Teilnahme ist wie immer kostenfrei.

Link: https://www.seeburger.com/de/events/2021-e-invoicing-reihe-herbst/

Kontakt:

ZUGFeRD Interface auf der Extension Experts 2021

Besuchen Sie uns auf der diesjährigen virtuellen Extension Experts am 16. September!

Bei unserem Vortrag „ZUGFeRD Interface – Rechnungsaustausch einfach digital“, moderiert von unserem Partner Bernd Röder, erfahren Sie mehr über unser Add-on für Microsoft Business Central bzw. Dynamics NAV.

Wir freuen uns auf Sie!

OXSEED stellt Einstiegslösung für digitales Archiv und ZUGFeRD vor

obwyse jetzt auch für kleine Unternehmen und Selbständige verfügbar

Bielefeld, 1. Juli 2021

Mit 15 Jahren Erfahrung im Bereich Cloud-Lösungen für digitale Dokumentenverwaltung gehört der Bielefelder Softwareanbieter OXSEED zu den Pionieren der Branche. Jetzt stellt das Unternehmen eine neue Produkt-Variante seiner bewährten Online-Plattform obwyse vor, die insbesondere auf den Bedarf von kleineren Unternehmen und Selbständigen zugeschnitten ist. Mit obwyse Professional erhalten solche Anwender eine einfache und kostengünstige Lösung für die rechtssichere Aufbewahrung digitaler Originalbelege sowie für die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen. Dabei werden die beiden führenden E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung vollumfänglich unterstützt.

Angesichts der Corona-Krise ist das Arbeiten aus dem Homeoffice für Viele Teil des Arbeitsalltags geworden. Gerade für kleinere Unternehmen, bei denen die papierbasierte Verwaltung bisher noch eine gewichtige Rolle spielt, ist die Einführung von digitalen Büro- und Verwaltungsprozessen eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Nicht nur die Auswahl geeigneter Software-Anwendungen, sondern auch die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien (Compliance) stellt die Unternehmen dabei vor Schwierigkeiten. Auf diese Anforderungen reagiert jetzt die Bielefelder OXSEED logistics GmbH mit ihrem neuen Produktangebot.

Bereits seit 2007 ist der Softwarehersteller mit seiner bewährten Online-Plattform für digitale Dokumentenverwaltung, Archivierung und elektronische Geschäftsprozesse am Markt und betreut branchenübergreifend vor allem mittelständische Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern. Mit obwyse Professional liefert OXSEED eine Lösung, die gerade auch kleineren Unternehmen und Selbständigen eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit zur rechtskonformen Aufbewahrung digitaler Dokumente sowie zur Online-Rechnungserstellung bieten soll.

"Viele Unternehmer sind sich der Tatsache, dass elektronische Originale auch zwingend in elektronischer Form zu archivieren sind, gar nicht wirklich bewusst“, so Marcus Hartmann, Geschäftsführer von OXSEED. "Spätestens seit viele Menschen coronabedingt ins Homeoffice wechseln mussten, finden neben der Unternehmenskommunikation auch Geschäftsprozesse vermehrt in digitaler Form statt. Damit wird ein elektronisches Archiv auch für kleinere Unternehmen immer mehr zu einem „Must-Have“. Mit obwyse bieten wir eine kostengünstige, cloudbasierte Lösung an, die alle Kriterien des Gesetzgebers bezüglich der rechtssicheren Aufbewahrung für digitale Geschäftsbelege erfüllt."

Zum Funktionsumfang von obwyse gehört darüber hinaus auch eine Möglichkeit zur Erstellung elektronischer Rechnungen: "Seit dem 27.11.2020 gilt auf Bundesebene und in einigen Bundesländern bereits eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung an öffentliche Auftraggeber. Daneben setzen auch viele Unternehmen bereits auf die E-Rechnung. Langfristig werden also auch kleinere Unternehmen und Selbstständige nicht um das Thema herumkommen", so Hartmann weiter. "Mit obwyse lassen sich in wenigen, einfachen Schritten elektronische Rechnungen in den beiden gängigen Standards XRechnung und ZUGFeRD erstellen und versenden."

Als cloudbasierte Lösung ist obwyse im Jahresabonnement verfügbar, ohne dass eine komplizierte Installation der Software erforderlich wird: Die Anwendung ist mit jedem mobilen Endgerät einfach über den Browser zu bedienen, elektronische Originalbelege finden bequem per E-Mail Eingang ins digitale Archiv. Eine praktische Smartphone-App für IOS und Android macht die Dokumentenerfassung und der Zugriff auf das Archiv auch von unterwegs jederzeit möglich. Zur Auswahl stehen zwei Produkteditionen: obwyse Basic, zum Monatspreis von 10 EUR, richtet sich insbesondere an Freelancer; die obwyse Team Edition ist mit einem Umfang von fünf registrierten Nutzern für kleinere Unternehmen zum Monatspreis von 29,50 EUR sehr attraktiv. Wer nun Interesse hegt, kann sich übrigens ganz unverbindlich von den Qualitäten der neuen Plattform überzeugen: Sowohl obwyse Basic, als auch obwyse Team können jeweils kostenfrei für 10 Tage ohne Notwendigkeit einer Kündigung getestet werden.

Weitere Informationen finden Sie unter www.obwyse.com.

PDF Xpansion SDK 15 veröffentlicht: Neue Funktionen für E-Rechnung & elektronische Signatur

soft Xpansion hat das PDF Xpansion SDK 15 veröffentlicht. Es bietet Softwareentwicklern neben den klassischen PDF- und PDF/A-Funktionen (Erstellung und Bearbeitung, Anzeige, Druck auf Papier, Umwandlung zwischen Formaten, Export und/oder Import) nun noch mehr eRechnung-Features, um aktuelle Markttrends und gesetzliche Anforderungen mit einem breiten Leistungsangebot abdecken zu können.

Neue Komponenten für elektronische Rechnungen

Mithilfe des PDF Xpansion SDK 15 können Softwarehersteller ihre Lösungen mit den nötigen Funktionen ausstatten, um dort elektronische Rechnungen in den aktuellsten eRechnung-Formaten (alle veröffentlichten XRechnung-, ZUGFeRD-und FACTUR-X-Spezifikationen) nicht nur erstellen, lesen und validieren, sondern auch visualisieren zu können. Darüber hinaus bietet das SDK 15 auch Funktionen, um eine Konvertierung zwischen den Formaten vorzunehmen. Der EU-Standard EN 16931 und die EU-Richtlinie 2014/55/EU werden dabei selbstverständlich erfüllt.

Neuerungen bei elektronischen Signaturen

In einem weiteren Digitalisierungsbereich rüstet das PDF Xpansion SDK 15 ebenfalls auf: Es unterstützt für elektronische Signaturen beim Unterschreiben und Validieren nun auch Zertifizierungs- und PAdES-Signaturen sowie die Einbettung von Zeitstempeln gemäß der Norm ISO 32000-2 und dem Protokoll RFC 3161.

Detailinformationen, Testversion, Leitfaden

Detailliertes Informationsmaterial und eine Test-Lizenz inklusive ausführlichem Leitfaden bietet die PDF Xpansion SDK 15-Produktseite.

Order-X für Public Review freigegeben

Das Forum National de la Facture Electroniques et des Marchés Publics Electroniques (FNFE-MPE) und das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) laden Sie ein, sich am Public Review Prozess des neuen gemeinsamen Standard für elektronische Bestellungen in Deutschland und Frankreich zu beteiligen. Der Prozess ist auf einen Monat angesetzt und endet am 15.Februar 2021.

In den letzten Monaten haben die Experten des FNFE-MPE und des FeRD intensiv an Order-X – einem Standard für elektronische Bestellungen – gearbeitet und somit neben Factur-X bzw. ZUGFeRD ein fundiertes Format zur Umsetzung von elektronischen Bestellungen auf Basis des UN/CEFACT Supply Chain Reference Data Model (SCRDM) geschaffen. Das SCRDM bildet den Rahmen für grenzüberschreitende Geschäftsbereiche und legt spezifische Anforderungen an Daten für den Informationsaustausch unter Einhaltung der Gesamtprozesse und Datenstrukturen fest.

Order-X baut auf der Syntax der Cross-Industry-Order (CIO) UN / CEFACT auf. Das neu entwickelte Format für elektronische Bestellvorgänge hat den Vorteil, ein Hybridformat zu sein, d.h. dass es aus seiner PDF-Datei mit eingebettetem XML-Code besteht. Dadurch ist es besonders attraktiv für KMUs. Analog zu Factur-X/ZUGFeRD ermöglicht Order-X die Auswahl aus verschiedenen Profilen, um eine Bestellung abzubilden. Zur Verfügung stehen die Profile Basic, Comfort und Extended, mit denen sehr einfach die jeweils unterschiedlichen Grade der Anforderungen des Benutzers, der Notwendigkeit größerer Datenintegration bzw. der Bedingungen bestehender Prozesskomplexität umsetzen lassen.

Weitere Informationen unter: https://www.ferd-net.de/aktuelles/meldungen/order-x-zum-public-review-freigegeben.html 

Start der neuen Online-Seminar-Reihe E-Invoicing

Automatisiert ZUGFeRD Belege versenden

gotomaxx PDFMAILER sorgt durch automatisierte Steuerung bei minimaler Anpassung für maximalen Komfort

Seit einigen Wochen steht im PDFMAILER 7 nun auch das ZUGFeRD 2.1 Format zur Verfügung. In dieser neuen ZUGFeRD-Version wird parallel ein X-Rechnungs-Profil bereitgestellt. Somit werden nicht nur die Vorgaben der europäischen Norm EN16931 werden erfüllt, sondern darüber hinaus auch die nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Bestimmungen des Standards XRechnung. Nun wartet gotomaxx mit einer Prozessvereinfachung für alle Versender von ZUGFeRD und X-Rechnungsbelegen auf.

Häufig nutzen Unternehmen noch den klassischen und damit manuellen Ausdruck, wenn es um die Übermittlung von Kundendokumenten, wie X-Rechnungen, ZUGFeRD-Belegen und Mahnungen, geht. Dabei nimmt der manuelle Ausdruck viel Arbeitszeit in Anspruch.

PDFMAILER nimmt hier wertvolle Zeit ab und arbeitet ZUGFeRD-Versandvorgänge über Steuercodes dynamisch ab. Diese Steuerzeichen müssen lediglich in der druckenden ERP-Anwendung konfiguriert und aus dieser gesteuert werden. Nach dieser minimalen Anpassung können alle für eine automatisierte Verarbeitung notwendigen Daten, Informationen und Einstellungen aus der zu druckenden Anwendung, innerhalb des Druckauftrages, an gotomaxx PDFMAILER übergeben werden.

gotomaxx PDFMAILER erkennt die Informationen und wertet die entsprechenden Informationen und Einstellungen aus. Danach werden die Steuerzeichen aus dem Dokument entfernt, sodass sie auf dem fertigen PDF-Dokument nicht mehr zu sehen sind. Mit der Automatisierung per Steuerzeichen können neben ZUGFeRD und X-Rechnungsbelege auch z.B. voll automatisiert, personalisierte E-Mails, Batchläufe und vieles mehr aus Ihrer Warenwirtschaft gesteuert werden.

gotomaxx bietet somit einen maximalen Komfort für den Versand von ZUGFeRD oder X-Rechnung mit einem Klick.

Jetzt mehr erfahren

Elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber – Hinweise von Seeburger zu den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen

Gemäß der EU-Richtlinie EN16931 müssen alle Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

In Deutschland gibt es zwei auf EN16931 basierende Formate, ZUGFeRD im Profil EN16931 (COMFORT) und XRechnung, die mit der Europäischen Norm für den Versand von Rechnungen an die öffentliche Verwaltung kompatibel sind.

Aufgrund des Föderalismus in Deutschland gibt es pro Bundesland eine Vielzahl von gesetzlichen Vorgaben, die sich oft noch im Änderungsmodus befinden und kurzfristig ändern können.

Die Abweichungen betreffen:

• Vorgaben des Rechnungsformats.
• den Übertragungskanal.
• Bedingungen für die Nutzung von Rechnungseingangsportalen.

Dieses zwingt die Lieferanten, kurzfristig und flexibel auf geänderte Rahmenbedingungen zu reagieren.

Diese Vielfalt widerspricht eigentlich der Idee eines einheitlichen Europäischen Vorgehens zur Vereinheitlichung und Vereinfachung des Rechnungsaustauschs für Business-to-Government (B2G).

Was sind die Auswirkungen für Sie als Lieferanten?

Einige Portale akzeptieren nur XML-Dokumente, kein PDF+XML

So akzeptieren Rechnungsempfänger in der Bundesverwaltung aktuell elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD nur in der Version 2.1.1 Profil „XRECHNUNG“ (letzteres basiert auf dem Format XRechnung mit der Spezifikationskennung: „urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_1.2“).

Dem gegenüber akzeptieren einige Portale reine XML-Dateien im Format ZUGFeRD in der Version 2.0.1/2.1.1 Profil „EN16931 (COMFORT)“ mit der Spezifikationskennung: „urn:cen.eu:en16931:2017“ nicht.

Die ZUGFeRD-Rechnung in der Version 2.1.1 Profil „XRECHNUNG“ muss als reine XML-Datei erzeugt und über die verschiedenen Übertragungskanäle der ZRE bzw. OZG-RE zu übermittelt und eingereicht werden (E-Mail, Upload, Webservice via PEPPOL).

Dies eröffnet Lieferanten des Bundes eine weitere Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen, die den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entsprechen.

Nutzung von ZUGFeRD Version 2.1.1 Profil „XRECHNUNG“ als XML

ZUGFeRD ist im Grunde ein hybrides Format, das aus einer PDF/A-3-Datei mit einem eingebetteten XML-Dokument besteht. Eine visuelle Komponente ist daher in allen ZUGFeRD-Profilen automatisch enthalten. Wie oben erläutert, akzeptieren einige Rechnungseingangsportale der öffentlichen Auftraggeber (z. B. zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes und OZG-konforme Rechnungseingangsplattform) nur rein XML-basierte Rechnungsdaten. Um sicherzustellen, dass eine ZUGFeRD-Rechnung in der Version 2.1.1 Profil „XRechnung“ auch dort erfolgreich eingereicht werden kann, ermöglicht ZUGFeRD seit kurzem die Erstellung einer Rechnung auch ohne die zugehörige PDF-Datei. Die reine, strukturierte XML-Rechnung muss dann bei den Portalen eingereicht werden.

Weitere Einzelheiten und Hinweise bei: https://blog.seeburger.com/de/elektronische-rechnungen-an-oeffentliche-auftraggeber-hinweise-zu-den-nutzungsbedingungen-der-rechnungseingangsplattformen/