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Schweiz empfiehlt Nutzung des dt./frz. E-Invoicing Standards - Factur-X - ZUGFeRD

veröffentlicht von SEEBURGER AG am 06.04.2020 um 21:21

Quelle: SEEBURGER Blog: https://blog.seeburger.de/zugferd_factur-x_fuer_e-invoicing_schweiz/

Die Schweiz empfiehlt für E-Invoicing inzwischen offiziell die Nutzung eines hybriden Rechnungsformats basierend auf dem dt./frz. Standard ZUGFeRD/Factur-X. Letzterer kombiniert ein herkömmliches PDF mit XML-Daten. Der Vorteil: Der Empfänger kann das hybride Rechnungsformat (den PDF-Teil) wie gehabt manuell lesen, drucken und archivieren – oder aber die XML-Daten problemlos automatisiert verarbeiten.

Ausgangssituation E-Invoicing Schweiz

Die Schweiz verfügt über viel Erfahrung mit der elektronischen Rechnung (E-Invoicing). Bisher fehlte in der Schweiz jedoch ein offizieller Standard für hybride Rechnungsformate.

Vor diesem Hintergrund beschäftigte sich die Arbeitsgruppe „Hybridrechnung“ der GS1 Schweiz intensiv mit der Definition und Verbreitung eines solchen Standards auch in der Schweiz. Die Teilnehmer der Arbeitsgruppe selbst setzten sich aus Vertretern und Vertreterinnen unterschiedlicher Anwenderbranchen und der Finanzverwaltung zusammen. Ziele der Arbeitsgruppe waren:

  • Definition eines hybriden Rechnungsformats auf Basis PDF mit eingebetteter XML-Datei,
  • das auf anerkannten Standards internationaler Organisation basiert,
  • für Anwender leicht zu implementieren ist
  • und möglichst breit unterstützt wird.

Vorgehen – der dt./frz. Standard ZUGFeRD/Factur-X als Vorbild

Um das Rad nicht gänzlich neu erfinden zu müssen, orientierte sich die Arbeitsgruppe dabei an dem dt. / frz. Standard ZUGFeRD/Factur-X. Dieser Standard ging am 07.01.2018 in der Version 1.0 in Frankreich aus der 2014 ins Leben gerufenen Zusammenarbeit zwischen dem deutschen Forum für E-Rechnung (FeRD) und dem französischen Forum FNFE-MPE hervor – und wird in beiden Ländern aktiv genutzt.

Bei dem Standard ZUGFeRD/Factur-X handelt es sich um ein hybrides elektronisches Rechnungsformat bestehend aus zwei inhaltlich identischen Bestandteilen: einer PDF-Datei und einer eingebetteten XML-Datei. Das PDF ist die vom Menschen lesbare, visuelle Darstellung der Rechnung. Verwendet wird ein PDF/A-3 (ISO-Standard), das für die Langzeitspeicherung geeignet ist, so dass die e-Rechnung auch am Ende der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist noch lesbar ist. Die XML-Datei hingegen enthält die Rechnungsdaten in strukturierter Form, ist somit maschinenlesbar und kann automatisch weiterverarbeitet werden. Die eingebettete XML-Datei basiert auf internationalen Standards von UN/CEFACT – eine wichtige Voraussetzung für die internationale Kompatibilität von ZUGFeRD/Factur-X.

Die deutsche Rechnungsnorm ZUGFeRD 2.0 und die französische Rechnungsnorm FACTUR-X sind dabei aus technischer Sicht identisch. Zudem entspricht das Profil EN 16391 in ZUGFeRD und Factur-X der europäischen CEN Norm 16931. D.h. mit diesem Profil kann eine vollständige, strukturierte, elektronische Rechnung abgebildet werden. Übrigens arbeitete die SEEBURGER AG bei diesen dt. – frz. Workshops zur E-Rechnung aktiv mit. Details dazu finden Sie in der Presseinformation „Die SEEBURGER AG war u. a. Gastgeber des dritten deutsch-französischen Workshops zur elektronischen Rechnung“

Ergebnis und Empfehlung der GS1 Schweiz: Nutzung von ZUGFeRD/Factur-X auch in der Schweiz

Zusammenfassend kam die Arbeitsgruppe “ Hybridrechnung “ von GS1 Schweiz zu dem Ergebnis, dass der deutsch/französische Standard ZUGFeRD/Factur-X alle oben genannten Kriterien an ein hybrides Rechnungsformat für die Schweiz erfüllt.

ZUGFeRD/Factur-X ist zudem

  • praxiserprobt, ZUGFeRD ist seit 2014 branchenübergreifend im Einsatz
  • EU-konform gem. EU-Richtlinie für elektronische Rechnungen
  • international kompatibel
  • für alle Unternehmensgrößen geeignet

Die Arbeitsgruppe der GS1 Schweiz empfiehlt deshalb die Anwendung von ZUGFeRD/Factur-X auch in der Schweiz. Zudem ist die GS1 Schweiz in den Gremien von ZUGFeRD vertreten, um Schweizer Bedürfnisse in den Standard einzubringen und die europäischen Entwicklungen in Einklang mit dem Schweizer Inhaltsstandard zu halten.

Situation B2G- E-Invoicing in der Schweiz

Ab dem 1. Januar 2016 müssen Rechnungen ab einem Vertragswert von 5.000 Franken verpflichtend in elektronischer Form gestellt werden. Mit dieser Begrenzung kommt man Klein- und Mittelunternehmen entgegen, die bei Kleinbeschaffungen (< 5.000 Franken) weiterhin Papierrechnungen stellen dürfen. Rechnungen können der Schweizer Bundesverwaltung als vollstrukturierte Rechnungsdaten oder PDF bereitgestellt werden, es können Rechnungen direkt in einem Online-Formular erfasst werden.

Situation B2G- E-Invoicing in Frankreich

Chorus Pro wurde von der AIFE (Financial Information Technology Agency der französischen Regierung) entwickelt und wird auch von dieser betrieben. Zukünftig werden in Frankreich alle rund 78.000 öffentlichen Verwaltungen über die Chorus-Plattform insgesamt ca. 100 Millionen Rechnungen pro Jahr austauschen.

Die Umsetzungspflicht startete im Januar 2017 mit großen Unternehmen und enden wird die Umsetzung mit den kleinsten im Jahr 2020. Die Unternehmensgröße wird dabei anhand verschiedener Kriterien, wie der Mitarbeiteranzahl, des Umsatzes und der Bilanzsumme, ermittelt:

    • Januar 2017: “Große Unternehmen”
    • Januar 2018: “Mittlere Unternehmen”
    • Januar 2019: “Kleine Unternehmen”
    • Januar 2020: “alle übrigen inklusive 1-Mann-Unternehmen”

Die AIFE hat Factur-X seit Mai 2018 als verfügbares Hybridformat in CHORUSPRO integriert.

Situation B2G- E-Invoicing in Deutschland

Mit dem E-Rechnungsgesetz werden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt. Das E-Rechnungsgesetz schafft damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber des Bundes. Ab dem 27. November 2018 treten die entsprechenden Vorschriften für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Die Bundesregierung kann zudem künftig per Rechtsverordnung weitere Detailanforderungen in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung, das zu verwendende Rechnungsdatenmodell sowie die Verbindlichkeit der elektronischen Form festlegen. Die entsprechende Rechtsverordnung wurde mittlerweile ebenfalls veröffentlicht.

Basierend auf dem Erwägungsgrund der EU-Richtlinie führt der Bund zusätzlich eine E-Rechnungspflicht für Lieferanten zum 27. November 2020 ein.

Die Anwendungsempfehlung selbst finden Sie hier.

elektr. Hybridrechnung PDF

SEEBURGER – Motor der Digitalisierung und Standardisierung

Die SEEBURGER AG leistet durch ihre aktive Mitarbeit bei UN/CEFACT, FeRD und den dt./frz. Workshops wichtige Beiträge und Impulse zu Entstehung von Factur-X und anderen internationalen Standards für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

So nutzt die Rechnungsnorm mit ZUGFeRD 2.0 die aktuellste Version der Syntax „Cross Industry Invoice“ (CII) der vereinten Nationen UN/CEFACT. Rechnungen in der Syntax CII müssen laut europäischer Norm von allen öffentlichen Verwaltungen akzeptiert werden. Die CII basiert selbst wiederum auf dem aktuellen technologischen Datenmodell „Supply Chain Reference Data Model“ (SCRDM) der UN. Bei beiden Themen (CII und SCRDM) unterstützt SEEBURGER als Innovator und Meinungsbildner in enger Abstimmung mit der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. und dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.


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