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5 Punkte, die Sie über ZUGFeRD wissen sollten

veröffentlicht von Basware GmbH am 29.12.2015 um 14:34

Mit der Unterstützung des Formatstandards ZUGFeRD setzt die deutsche Regierung ein deutliches Zeichen für die elektronische Rechnungsverarbeitung. Zunächst für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung definiert, spielt  ZUGFeRD auch eine zunehmend bedeutende Rolle im privaten Sektor, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). 
Seit Juni 2014 steht die finale Version des Formats zum Download bereit und ist spätestens seitdem in aller Munde. Warum dieser Trend mehr ist als nur ein Trend und Sie ihn nicht verpassen sollten:

Impulsgeber öffentlicher Sektor
Erste Pilotprojekte laufen bereits, 2018 soll nach Willen des Bundes und der EU ein großer Teil der öffentlichen Verwaltungen in Deutschland auf elektronischen Rechnungsaustausch mit ZUGFeRD umgestellt haben. Ca. 45-65% der Unternehmen sind Zulieferer für den öffentlichen Sektor, nahezu jeder Privathaushalt erhält Rechnungen von ihm. Somit wird ZUGFeRD in den kommenden Jahren als branchenübergreifendes Standardformat eine immer größere Rolle spielen und auch auf den B2B-Bereich übergreifen.
Wie das geht, hat Dänemark gezeigt. Dort wurde bereits im Jahr 2005 gesetzlich vorgeschrieben, dass die Rechnungslegung von Unternehmen an den öffentlichen Sektor nur noch in elektronischer Form möglich ist. Davon waren ca. 70% der dänischen Unternehmen betroffen, die in der Folge ihre Rechnungsverarbeitung auch in der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen von analog auf digital umgestellt haben.

Wie funktioniert die Rechnungsstellung mit ZUGFeRD?
ZUGFeRD  ist  ein sehr einfaches Datenformat für den Austausch von elektronischen  Rechnungen.  Die Rechnung besteht aus einer bildlichen Darstellung, dem pdf-Dokument, darin eingebettet ist eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten. Diese ist maschinenlesbar und kann automatisch verarbeitet  werden. Die Inhalte des pdfs und der XML-Datei sind deckungsgleich. Allerdings stellt sich noch die Frage, wie die Daten aus dem Buchhaltungssystem in die XML-Datei gelangen. Hier gibt es verschiedene Optionen:

  • Das ERP-System verfügt über eine Funktion, die dieses Format (xml-Datei) erzeugen kann. 
  • Ein externer Konverter, der mit dem ERP-System verbunden wird, erzeugt  das Format. 
  • Ein Dienstleister kann auf Basis eines beliebig strukturierten Formats oder Druckdatenstroms das ZUGFeRD-Format erzeugen (und in dem Fall direkt an den Empfänger übermitteln).

Im einfachsten Fall kann solch eine Rechnung per E-Mail verschickt und empfangen werden. Da E-Mails allerdings meist unverschlüsselt verschickt werden, bietet diese Übertragungsmöglichkeit keine Sicherheit. Für einen sicheren Austausch zwischen Kunden und Lieferanten empfiehlt sich der Versand über ein professionelles E-Rechnungs-Netzwerk wie das Basware Commerce Network.

Für wen ist ZUGFeRD geeignet?
Prinzipiell für alle Unternehmen. Elektronische Rechnungsstellung birgt ein großes Einsparungspotential. Mit ZUGFeRD ist dies kostengünstig umsetzbar und einfach zu handhaben. Daher eignet sich dieses Allzweckformat ganz besonders für KMU. ZUGFeRD steht kostenlos zum Download zur Verfügung und einfache Rechnungen können ohne weitere Absprachen zwischen Sender und Empfänger ausgetauscht werden. Durch den Wegfall von Portokosten, der Reduktion von Rechnungsverarbeitungs-, Prüfungs- und Archivierungskosten, sowie der Verkürzung des durchschnittlichen Zahlungsziels ergeben sich für KMU bei elektronischer Rechnungsverarbeitung Kosteneinsparungen von 60-80%.

Vorteile von ZUGFeRD gegenüber bestehenden Formaten
Im Gegensatz zu dem in Europa wohl am etabliertesten Formatstandard EDIFACT ist ZUGFeRD deutlich schlanker gehalten. EDIFACT wird vor allem von großen Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen eingesetzt, die viele Rechnungen an denselben Geschäftspartner schicken. Bei ZUGFerD ist immer eine bildhafte Darstellung Bestandteil der Rechnung – beim klassischen EDIFACT-Austausch (EDI) ist dies nicht (immer) der Fall. Im Vorfeld sind genaue Absprachen und Spezifikationen zwischen den Geschäftspartnern nötig. Die Implementierung ist aufwändig und stellt hohe Ansprüche an das IT-Umfeld. Werden nur wenige Rechnungen verschickt, und dann auch noch an viele unterschiedliche Partner, wie es in KMU in der Regel der Fall ist, lohnt sich die Implementierung eines so komplexen Formates nicht. ZUGFeRD ist hier eine gute Alternative. Unterstützen Geschäftspartner dieses Format nicht, können Anbieter wie Basware es problemlos in ein anderes „übersetzen“.

Internationale Kompatibilität/ Unterstützung durch die EU
Das EU-Parlament hat eine Richtlinie verabschiedet, wonach im öffentlichen Sektor ab 2018 Rechnungen nur noch elektronisch verarbeitet werden sollen. In diesem Zusammenhang soll ein grenzüberschreitendes Einheitsformat entwickelt werden. Das  ZUGFeRD-Format basiert auf dem anerkannten internationalen Modell Core Cross Industry Invoice (CII) des internationalen Normungsgremiums (UN/CEFACT) sowie den darauf aufbauenden und auf europäischer Ebene spezifizierten Message User Guidelines (MUG) des CEN. Damit ist der Grundstein für die Etablierung von ZUGFeRD als einheitliches Format auch auf internationaler Ebene gelegt. Darüber hinaus sitzen Vertreter von FeRD im Europäischen Stakeholder-Forum, dessen Aufgabe es ist, die Masseneinführung der elektronischen Rechnungsstellung auf nationaler und EU-Ebene zu unterstützen und Empfehlungen an die EU-Kommission auszusprechen.

[Zuerst veröffentlicht auf www.basware.de/blog]


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